Do sprawnego i prawidłowego funkcjonowania zarówno Archiwum Zakładowego, jak i całego systemu obiegu dokumentacji w firmie czy instytucji niezbędne są trzy podstawowe normatywy:

  • Instrukcja Kancelaryjna,
  • Instrukcja w sprawie organizacji i działania Archiwum Zakładowego,
  • Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA).

Od jakości i dokładności przygotowania tych narzędzi zależy prawidłowe funkcjonowanie każdej instytucji w zakresie obiegu i przechowywania dokumentacji.

Dlatego też najlepiej zlecić ich wykonanie profesjonaliście.

 

Instrukcja Kancelaryjna

Normatyw ten określa system kancelaryjny obowiązujący dla danego urzędu czy przedsiębiorstwa, obieg dokumentów (pism), sposób rejestracji spraw, sposób załatwiania spraw, postępowanie z dokumentacją spraw zakończonych (ich archiwizacją).
Instrukcja Kancelaryjna określa też wzory formularzy i stempli używanych w danej jednostce organizacyjnej.

Typowe zagadnienia składające się na Instrukcję Kancelaryjną to:

  • określenie systemu kancelaryjnego obowiązującego w danej jednostce.
  • Podział prac kancelaryjnych (biurowych),
  • określenie sposobu postępowania z dokumentacją papierową i elektroniczną,
  • rejestrowanie pism i przesyłek wpływających i wychodzących oraz korespondencji wewnętrznej,
  • rejestrowanie spraw i zakładanie dla nich teczek,
  • sposób rozpatrywania (załatwiania) spraw,
  • wysyłanie pism,
  • sposób porządkowania i przechowywania dokumentów (pism, akt spraw),
  • wzory formularzy (druków) obowiązujących w jednostce

 

Instrukcja w sprawie organizacji i działania Archiwum Zakładowego
(Instrukcja Archiwalna)

Podstawowy dokument wyznaczający zasady funkcjonowania Archiwum Zakładowego oraz jego współpracy z pozostałymi działami firmy, a także z instytucjami zewnętrznymi (archiwa państwowe, itp.)

Typowe zagadnienia składające się na Instrukcję Kancelaryjną to:

  • określenie warunków lokalowych i technicznych w archiwum zakładowym,
  • podział dokumentacji na materiały archiwalne i niearchiwalne,
  • zasady przejmowanie dokumentacji przez archiwum zakładowe/składnicę akt,
  • rodzaje i sposób prowadzenia ewidencji,
  • sposób udostępniania dokumentacji,
  • wydzielanie, brakowanie i niszczenie dokumentacji,
  • przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,
  • sprawozdawczość archiwum zakładowego/składnicy akt.

 

Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt

Rzeczowy Wykaz Akt jest u każdego aktotwórcy najważniejszym normatywem kancelaryjno-archiwalnym.

Stanowi podstawę nie tylko dla prawidłowego klasyfikowania i kwalifikowania całej dokumentacji ale jest nieodzownym instrumentem właściwego postępowania z dokumentacją w czasie całego procesu jej powstawania i przechowywania.

Zwłaszcza  w trakcie brakowania dokumentacji oraz archiwizacji akt.

Z tych właśnie powodów niezwykle istotne jest aby był precyzyjnie dopasowany do struktury organizacyjnej danej firmy oraz rodzaju wytwarzanej w niej dokumentacji.

Prawidłowo wykonany JRWA gwarantuje właściwe funkcjonowanie każdej instytucji w zakresie obiegu oraz przechowywania akt.

 

Dzięki naszym specjalistom normatywy kancelaryjno-archiwalne są przygotowywane na najwyższym poziomie.

archiwizacja dokumentów warszawa archiwizowanie dokumentacji szkolenia archiwalne archiwistyczne przechowywanie przechowalnictwo instrukcja kancelaryjna rzeczowy wykaz akt normatywy kancelaryjne kancelaryjno-archiwalne archiwalna pudła teczki bezkwasowe firma archiwizacyjna wpisywanie wprowadzanie danych usługi archiwizacyjne warszawa materiały do archiwizacji klipsy obsługa archiwum niszczenie brakowanie skanowanie tanio niedrogo warszawa

KONTAKT
PRIME-PROGRESS
ul. Białowieska 14/18
04-063 Warszawa
tel: 883 066 070
e-mail: [email protected]
NIP: 1131931260
REGON: 142745141
CIEKAWOSTKI :)

PRIME-PROGRESS W LICZBACH:

  • ponad 61 000 metrów bieżących zarchiwizowanych i uporządkowanych dokumentów (kat. A i kat. B) (odległość od Pałacu Kultury do Płońska)
    (1 830 000
    kg. dokumentacji)
  • ponad 25 000 metrów bieżących zniszczonych dokumentów
    (ok. 750 000 kg (750 ton papieru) tj. ciężar ok. 208 słoni 😮 )
  • Przeszkoliliśmy ponad 1 000 osób ze stosowania normatywów kancelaryjno-archiwalnych, archiwizacji dokumentów i obsługi archiwum
  • Ponad 500 Klientów z firm prywatnych i państwowych, fundacji, placówek oświatowych, jednostek budżetowych i innych...
  • Wysłaliśmy do Klientów ponad 55 000 kg (55 ton) materiałów archiwizacyjnych (teczki i pudła bezkwasowe, pudła do kat. B, pudła zbiorcze, klipsy archiwizacyjne, segregatory, itp... - jest to tyle co waży Boeing 737)